Triển vọng nghề nghiệp trong quản trị văn phong

Quản trị văn phòng là hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát các công việc văn phòng nhằm xử lý thông tin để đạt tới những mục tiêu đã ấn định trước trong hoạt động của một cơ quan, tổ chức. Quản trị văn phòng là một trong những công tác rất quan trọng trong hoạt động của mọi cơ quan, tổ chức.

Ở Việt Nam, hoạt động đào tạo nguồn nhân lực về quản trị văn phòng (bao gồm nhân lực quản lý, phụ trách như: chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính cho đến nhân viên làm việc trong các văn phòng như: thư ký văn phòng, nhân viên văn thư – lưu trữ, nhân viên đánh máy...) đã diễn ra một cách sôi nổi, nhằm đáp ứng nhu cầu việc làm của xã hội.

 

 

Ngành quản trị văn phòng là gi?

Quản trị văn phòng là một ngành liên quan đến việc thiết kế, hoạch định các nội dung công việc thuộc chức năng nhiệm vụ của văn phòng. Từ đó tổ chức triển khai thực hiện và theo dõi đánh giá công việc. Nhằm đảm bảo quá trình làm việc trong một văn phòng của một đơn vị, tổ chức luôn đạt năng suất và hiệu quả cao.

 

Nhu cầu nhân lực lớn

2015-2020 là giai đoạn kinh tế nước ta sẽ hội nhập sâu, rộng theo lộ trình các cam kết quốc tế mà Việt Nam đã ký kết. Khi nền kinh tế phát triển, các doanh nghiệp sẽ gia tăng về số lượng, chất lượng, mở rộng về quy mô. Khi đó, nhu cầu về nhân lực nói chung, nhân lực quản trị văn phòng nói riêng sẽ gia tăng.

Nhu cầu này sẽ được đáp ứng bằng nguồn lao động trong nước và quốc tế, đặc biệt từ các quốc gia lân cận khi mà theo cam kết tại Cộng đồng kinh tế ASEAN (AEC), từ cuối năm 2015, các nước thành viên cho phép thực hiện tự do luân chuyển lao động.

Theo thống kê của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, 5 tháng đầu năm ghi nhận 50.534 doanh nghiệp thành lập mới và 13.458 doanh nghiệp quay trở lại hoạt động. Điều này đồng nghĩa với nhu cầu nhân lực đối ngành quản trị văn phòng là rất lớn.

Theo Dự báo nhu cầu nhân lực và Thông tin thị trường lao động TP.HCM, dự báo giai đoạn 2015-2020 đến 2025, nhu cầu nhân lực ngành quản lý hành chính tại TP.HCM là 10.800 người/năm. Tại các trang tuyển dụng như Myworks, Career Builder…, hành chính - văn phòng là một trong những lĩnh vực có nhu cầu tuyển dụng cao, trong đó có hơn 55% nhà tuyển dụng yêu cầu nhân viên hành chính - văn phòng có trình độ đại học. Con số này nâng lên 80% ở vị trí quản lý trong lĩnh vực này.

Triển vọng nghề nghiệp

Sinh viên học ngành Quản trị văn phòng khi tốt nghiệp và có thể làm việc như:

 nghiệp vụ thư ký tổng hợp, quản trị viên hành chính văn phòng, chuyên viên văn phòng, nhân viên văn thư – lưu trữ trong các cơ quan Nhà nước, tổ chức và doanh nghiệp, trợ lý hành chính cho các cấp lãnh đạo, các cấp quản lý.

– Cán bộ phụ trách, quản lý và điều hành các hoạt động văn phòng của cơ quan quản lý Nhà nước, các tổ chức kinh tế – chính trị – xã hội, các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế.

– Cán bộ nghiên cứu, giảng dạy các chuyên ngành: Quản trị văn phòng, Quản trị hành chính văn phòng, Quản trị hành chính công ở các cơ sở đào tạo.

– Sau khi hoàn thành chương trình đào tạo đại học, cử nhân Quản trị văn phòng có thể tiếp tục học tập, nghiên cứu ở bậc học cao học và nghiên cứu sinh để trở thành chuyên gia trong lĩnh vực Quản trị văn phòng, Văn thư – lưu trữ.

Nhân viên quản trị văn phòng làm gì?

Công việc hành chính thường bị nhiều người “coi thường” cho rằng đó là những công việc giấy tờ nhỏ nhặt. Tuy nhiên thực tế, trách nhiệm của một nhân viên hành chính khá đa dạng và bao quát. Không ngoa khi ví nhân viên hành chính như người “bảo mẫu” của cả công ty, bởi chỉ cần một ngày thiếu vắng người mẹ này thì y như rằng cả văn phòng sẽ rối loạn ngay.

Nhân viên hành chính thông thường sẽ đảm nhận các nhóm công việc sau đây:

- Lễ tân văn phòng: trả lời điện thoại, đón khách, xử lý thông tin ban đầu và hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc.

- Thư ký hỗ trợ: sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, chuẩn bị trang thiết bị cho các cuộc họp, phỏng vấn, liên hoan,…

- Soạn thảo và lưu trữ văn bản – hồ sơ: soạn thảo các thư từ kinh doanh, dịch văn bản tiếng Anh, tổng hợp và lưu trữ các loại giấy tờ.

- Chấm công, thực thi chính sách: phổ biến cho nhân viên các thay đổi trong quy định của công ty, thực hiện các chính sách, chấm công cho tất cả nhân viên.

- Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị: mua sắm các trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty, thực hiện đặt báo chí, thực phẩm phục vụ cho nhu cầu của các nhân viên, kiểm kê đảm bảo số lượng và chất lượng cơ sở vật chất trong văn phòng, thay mới, bổ sung nếu cần thiết.

- Duy trì môi trường làm việc: chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ. Đôi khi chính nhân viên hành chính sẽ là người đứng ra giải quyết các mâu thuẫn giữa các cá nhân, dung hòa các mối quan hệ vì lợi ích chung của công ty.

- Hỗ trợ các vấn đề pháp lý: tư vấn các vấn đề liên quan đến giấy tờ, pháp lý, hỗ trợ cho các lãnh đạo quản lý chương trình, kế hoạch công tác của công ty

 

Cơ hội nào cho nhân viên quản trị văn phòng?

Nhiều bạn lo lắng làm nhân viên hành chính thì sẽ khó hoặc thậm chí là không có cơ hội thăng tiến nào trong tương lai. Nhưng thực tế, hành chính văn phòng vẫn là ngành nghề nhiều cơ hội. Lộ trình thăng tiến của một nhân viên hành chính văn phòng cũng rất rõ ràng. Có thể chia nhân viên hành chính văn phòng thành 3 cấp bậc với mức lương của mỗi cấp bậc (dựa theo Báo cáo lương năm 2016 của Adecco Vietnam) như sau:

 Cấp bậc nhân viên (5,5 triệu VNĐ – 12 triệu VNĐ):

- Nhân viên tiếp tân (Receptionist): đón tiếp khách, xử lý thông tin cấp thấp,…

- Nhân viên hỗ trợ hành chính: đảm nhận các công việc hành chính như lưu trữ hồ sơ, thư tín, soạn thảo, đánh máy,…

Yêu cầu: có nghiệp vụ hành chính văn phòng tối thiểu, phù hợp với các bạn sinh viên tốt nghiệp ngành ngôn ngữ, quản trị nhân sự,… mới ra trường hoặc mới bước chân vào nghề.

Cấp bậc thư ký (8,5 triệu VNĐ – 14,5 triệu VNĐ):

- Trợ lý riêng (Personal Assistant): hỗ trợ giám đốc trong lĩnh vực chuyên ngành, soạn thảo văn bản, sắp xếp lịch làm việc,…

- Thư ký tổng quát (Genaral Secretary): thực hiện các công việc hành chính văn phòng tổng quát, quản trị hồ sơ,…

Yêu cầu: có nghiệp vụ chuyên môn cao, có đầu óc sáng tạo, biết phân tích, phán đoán tình huống, có kinh nghiệm trong ngành khoảng từ 1 năm trở lên.

Cấp bậc quản trị

- Nhân viên hành chính văn phòng (Administrative Officer) (9 triệu VNĐ – 25 triệu VNĐ)

Yêu cầu: có trình độ chuyên môn cao, hiểu biết rộng rãi về nhiều lĩnh vực, tốt nghiệp các ngành ngôn ngữ, nhân sự, quản trị kinh doanh,… Có kinh nghiệm ít nhất 2 năm trong ngành.

-  Trưởng phòng/giám đốc hành chính (25 triệu VNĐ – 55 triệu VNĐ)

Tóm lại, dù không phải là một ngành quá “hot”, nhưng hành chính văn phòng vẫn là một công việc đáng thử với những ai mong muốn tìm một công việc ổn định, lâu dài, và có đủ “đất” để “dụng võ” năng lực của mình.

 

 Niếu bạn chưa có chứng chỉ nghiệp vụ

>>> Mời bạn tham khảo thêm: Chương trình học nghiệp vụ thư ký văn phòng tại trung tâm GEC

Trung tâm GEC chúc bạn thành công trong lựa chọn công việc của mình.

 

 

 

Liên Hệ

Trung Tâm Kỹ Năng Mềm

Phone1: 028 2214 2829

Phone2: 028 2214 2838

Email: geckynang@gmail.com

Về chúng tôi

Trung Tâm Kỹ Năng Mềm là một nơi đào tạo các kỹ năng ứng dụng trong công việc, dành cho các doanh nghiệp.

Sứ mệnh của Trung Tâm: “Khơi nguồn sức mạnh tiềm năng thông qua việc phát triển năng lực lãnh đạo, năng lực chuyên môn cho các cá nhân, tổ chức và cộng đồng”.