Những kỹ năng và phẩm chất của một nghiệp vụ thư ký

 

NGHIỆP VỤ THƯ KÝ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LÀ GÌ ?

Nghiệp vụ thư ký, quản trị hành chính văn phòng là một công tác quan trọng, có ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức. Có ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của tổ chức. Công tác này nếu được thực hiện tốt sẽ thúc đẩy sự tiến bộ trên nhiều mặt của tổ chức và ngược lại, nếu thực hiện không hiệu quả có thể tác động tiêu cực đến quá trình phát triển của tổ chức đó. Bất cứ một cơ quan đơn vị nào cũng cần phải có thư ký; thư ký là một nghề mà ai cũng có thể học được và làm được

GIỚI THIỆU VÀ MỤC TIÊU

Công việc của một nghiệp vụ thư ký văn phòng là người có trách nhiệm đảm nhận một phần công việc hoặc toàn bộ các công việc liên quan đến những lĩnh vực chuyên môn của một văn phòng chẳng hạn như: quản lý các văn bản, các hồ sơ và tài liệu; đảm bảo các yêu cầu về liên lạc, thông tin, giao tiếp và  đồng thời tổ chức, sắp xếp công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho các hoạt động của một cơ quan hoặc người lãnh đạo của một cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp.

 

NHU CẦU NHÂN LỰC LỚN MÀ MỨC LƯƠNG ỔN ĐỊNH

-Dự báo nhu cầu nhân lực và cơ hội việc làm ngành này đang tiếp tục tăng cao trong thời gian tới. Khi nền kinh tế phát triển, các doanh nghiệp sẽ gia tăng về số lượng, chất lượng, mở rộng về quy mô. Khi đó, nhu cầu về nhân lực nói chung, nhân lực quản trị văn phòng nói riêng sẽ gia tăng.Với mức lương cao

 

VỀ VẤN ĐỀ XIN VIỆC 

Sau khi tốt nghiệp có thể làm thư ký, trợ lý cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp; đảm nhận những chức danh khác (tổ trưởng, trưởng bộ phận Hành chính văn phòng) hoặc làm công việc có liên quan đến công tác Văn thư Lưu trữ trong các đơn vị và doanh nghiệp.

 

NHỮNG KỸ NĂNG VÀ PHẨM CHẤT CẦN THIẾT KHI TRỞ THÀNH THƯ KÝ VĂN PHÒNG

Những kiến thức chuyên môn cần có của thư ký văn phòng

- Hiểu sâu sắt về nghề nghiệp của mình, về nhiệm vụ mà mình được giao

- Thao tác thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn đúng yêu cầu

- Có khả năng truyền đạt, hướng dẫn các nghiệp vụ chuyên môn cho người khác

- Có khả năng thao tác một số kỹ năng cơ bản thuộc nghiệp vụ hành chính văn phòng và sử dụng tốt các trang thiết bị văn phòng hiện đại.

Thư ký văn phòng cũng cần có kỹ năng quản lý

- Biết tổ chức tốt công việc và phối hợp công tác quản lý

- Có tư duy logic, biết phản ứng và tự phán đoán một cách nhanh chóng

- Có khả năng quyết định chính xác và kịp thời những vấn đề cần thiết

- Biết quản lý thời gian, sắp xếp công việc và phân bổ thời gian hợp lý

Kỹ năng giao tiếp tốt là điều cần thiết

- Kỹ năng ghi chép nhanh, ghi tốc ký, nhập dữ liệu bằng máy ghi âm

- Kỹ năng soạn thảo văn bản lập hồ sơ và lưu trữ văn bản

- Kỹ năng điều hành công việc cơ quan, tổ chức hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

- Xử sự đúng đắn, lịch sự, hài hoà với mọi người và biết tự kiềm chế mình

- Tinh ý, thông minh, biết tiếp thu những lời khuyên thích hợp trong mọi tình huống

- Có khả năng nhớ chính xác các thông tin cần thiết về những cá nhân, sự kiện, thời gian, địa dư, số liệu,…

- Nhân viên thư ký văn phòng cần có hiểu biết rộng về xã hội và biết thích ứng với mọi hoàn cảnh

-  Có khả năng sử dụng ngôn ngữ cần thiết trong công việc

- Có phong thái và giọng nói phải thật tự tin và thuyết phục

Kỹ năng tin học

Một thư ký văn phòng nhất định phải biết được cơ bản Word, Excel,…Nếu như bạn không tốt các phần mềm văn phòng, thì khả năng được tuyển dụng rất thấp. Nếu vẫn chưa trang bị những kỹ năng tin học cần thiết, thì bạn nên học và thực hành ngay trước khi ứng tuyển.

Nhạy bén trong công việc

-Thư ký văn phòng là cánh tay phải của sếp trong việc cho, nhận và xử lý thông tin nên khi tuyển nhân sự, các nhà tuyển dụng luôn cần một thư ký văn phòng nhạy bén, có thể khéo léo xử lý tất cả những sự kiện liên quan.

Trí nhớ tốt - kỹ năng quan trọng của thư ký văn phòng

-Những số điện thoại cần thiết, ngày giờ cuộc họp, ngày nào sếp có hẹn với khách hàng, hoặc đơn giản “Hôm nay ngày bao nhiêu?” cũng là những điều mà một thư ký văn phòng giỏi cần lưu ý và ghi nhớ.

Có tính độc lập, kiên định và chính kiến

-Không có nghĩa là bạn toàn quyền quyết định mọi công việc trong công ty nhưng nếu gặp những trường hợp cần thiết bạn cũng có thể giải quyết được vấn đề. Hoặc khi sếp đi vắng bạn cũng phải có khả năng xử lý những rắc rối như lùi lịch hẹn, khất nợ, thoả thuận một hợp đồng mới…

Am hiểu nhiều mảng kiến thức

-Môi trường làm việc năng động ngày nay đòi hỏi một người thư ký văn phòng luôn phải thành thạo nhiều kỹ năng, đồng thời đây cũng là vị trí cho phép bạn học hỏi được nhiều kiến thức đa dạng từ nhiều công việc.

-Nếu bạn yêu thích nghề này, những kỹ năng được liệt kê ở trên sẽ là những gợi ý giúp bạn hoàn thiện bản thân và tiến xa hơn trên con đường phát triển nghề thư ký văn phòng.

Niếu bạn chưa có chứng chỉ nghiệp vụ

>>> Mời bạn tham khảo thêm: Chương trình đào tạo thư ký văn phòng tại trung tâm GEC

    Trung tâm GEC chúc bạn thành công trong lựa chọn công việc của mình.

Liên Hệ

Trung Tâm Kỹ Năng Mềm

Phone1: 028 2214 2829

Phone2: 028 2214 2838

Email: geckynang@gmail.com

Về chúng tôi

Trung Tâm Kỹ Năng Mềm là một nơi đào tạo các kỹ năng ứng dụng trong công việc, dành cho các doanh nghiệp.

Sứ mệnh của Trung Tâm: “Khơi nguồn sức mạnh tiềm năng thông qua việc phát triển năng lực lãnh đạo, năng lực chuyên môn cho các cá nhân, tổ chức và cộng đồng”.