học trợ lý giám đốc

  • Lớp học nghiệp vụ thư ký uy tín tai Tp.Hồ Chi Minh

    Thư ký văn phòng là một trong những trợ thủ đắc lực nhất của các giám đốc cơ quan, công ty doanh nghiệp. là chiếc cầu nối giữa khách hàng và cấp trên và là chất xúc tác để guồng máy hoạt động hiệu quả. Một người thư ký chuyên nghiệp phải đảm nhiệm nhiều vai trò khác nhau bao gồm cả kế toán, tài chính, nhân sự, quản trị… và nghiệp vụ văn phòng như. Nhận điện thoại, sắp xếp lịch hẹn, tiếp khách, công tác hành chính hậu cần như đăng ký vé máy bay, khách sạn; lấy thị thực, soạn thảo văn bản, hợp đồng, dịch thuật, quản lý lưu trữ hồ sơ, chuẩn bị tài liệu, thông tin theo yêu cầu của lãnh đạo; tham dự và ghi chép biên bản các cuộc họp…

                      

    Vậy để làm được nhiều công việc như vậy bạn phải làm sao, cách phân bố thời gian như thế nào. Với lịch làm việc dày đặc như vậy thì học các khóa nghiệp thụ thư ký có giúp ích được gì cho bạn ko?

    Với Kinh nghiệm trong việc đào tạo thư ký, Trung tâm tư vấn và đào tạo kinh tế toàn cầu GEC, luôn là sự lựa chọn hợp lý cho những bạn muốn tìm hiểu và học khóa thu ky van phong tại trung tâm. Sau đây trung tâm sẽ nói rõ hơn về điều kiện học và chương trình học của khóa học này.

    Mục tiêu của khóa học
    - Thư ký là một nghề là một trong những trợ thủ đắc lực nhất của Giám đốc. Nghề thư ký chính là nơi giúp bạn tích lũy kinh nghiệm chuyên môn và kỹ năng sống; nâng cao nghiệp vụ; là nơi có cơ hội thăng tiến không những vậy nghề thư ký giúp bạn có mức lương tương đối cao và ổn định.
     
    - Bất cứ một cứ quan đơn vị nào cũng cần phải có thư ký, thư ký là một nghề mà ai cũng có thể học được và làm được? ngoài kiến thức chuyên môn bạn chưa làm được nghề thư ký. Nghề thư ký phải được đào tạo một cách bài bản về nghiệp vụ thì kết quả làm việc mới đạt hiệu quả cao.
     
    - Vì sao bạn không tạo cơ hội bằng chính khả năng và nghị lực của mình?

     Để khởi đầu, các bạn cần chọn cho mình một chương trình học uy tín, chất lượng.

    Lịch khai giảng lớp học kế toán thuế tại Trung tâm
    Trung tâm tư vấn và đào tạo kinh tế toàn cầu GEC ,thường xuyên khai giảng khóa học mới, hàng tháng trung tâm điều có các lớp học khai giảng mới

    Đội ngũ giảng viên.
    nhiều kinh nghiệm thực tiễn của các Trường Đại Học uy tín trực tiếp giảng dạy
     
    Chứng chỉ.
    *chứng chỉ do đơn vị thuộc Trường Đại Học Kinh Tế TP. Hồ Chí Minh cấp

    Cơ sở vật chất.
    Phòng học được trang bị hiện đại phục vụ công tác dạy và học

    Ưu đãi lớn:
    + Giảm 30% cho nhóm 5 học viên đăng ký trước ngày khai giảng.
    + Giảm 20% cho các học viên đăng ký trước ngày khai giảng.

    - Thời gian đào tạo: 3 tháng
    - Học phí: 1.200.000VNĐ
     
    Nội dung của khóa học (5 chuyên đề)

    - Nghiệp vụ thư ký và quản trị văn phòng.

    - Phát triển văn hóa doanh nghiệp

    - Nghệ thuật và tâm lý giao tiếp

    - Trang phục, trang điểm công sở

    - Các vấn đề về lễ tân

    Kết quả đạt được khi kết thúc khóa học nghiệp vụ thư ký
    - Giúp học viên trở thành một trợ thủ hậu cần đắc lực am hiểu hoạt động của doanh nghiệp, triển khai chính xác yêu cầu công việc của các CEO.
     
    - Có khả năng tự lập kế hoạch, viết báo cáo cho bản thân phục vụ công việc thực tế sau khóa học

    - Nắm vững các kỹ năng và kinh nghiệm làm việc của nghề thư ký giám đốc văn phòng.
     
    - Có kỹ năng thuyết phục, thuyết trình, triển khai thực hiện chuẩn chỉnh quy trình quản lý đã đề ra.
    Tham khảo thêm  khóa học tại Website: https://gec.edu.vn/

  • Những kỹ năng và phẩm chất của một nghiệp vụ thư ký

     

    NGHIỆP VỤ THƯ KÝ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LÀ GÌ ?

    Nghiệp vụ thư ký, quản trị hành chính văn phòng là một công tác quan trọng, có ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức. Có ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của tổ chức. Công tác này nếu được thực hiện tốt sẽ thúc đẩy sự tiến bộ trên nhiều mặt của tổ chức và ngược lại, nếu thực hiện không hiệu quả có thể tác động tiêu cực đến quá trình phát triển của tổ chức đó. Bất cứ một cơ quan đơn vị nào cũng cần phải có thư ký; thư ký là một nghề mà ai cũng có thể học được và làm được

    GIỚI THIỆU VÀ MỤC TIÊU

    Công việc của một nghiệp vụ thư ký văn phòng là người có trách nhiệm đảm nhận một phần công việc hoặc toàn bộ các công việc liên quan đến những lĩnh vực chuyên môn của một văn phòng chẳng hạn như: quản lý các văn bản, các hồ sơ và tài liệu; đảm bảo các yêu cầu về liên lạc, thông tin, giao tiếp và  đồng thời tổ chức, sắp xếp công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho các hoạt động của một cơ quan hoặc người lãnh đạo của một cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp.

     

    NHU CẦU NHÂN LỰC LỚN MÀ MỨC LƯƠNG ỔN ĐỊNH

    -Dự báo nhu cầu nhân lực và cơ hội việc làm ngành này đang tiếp tục tăng cao trong thời gian tới. Khi nền kinh tế phát triển, các doanh nghiệp sẽ gia tăng về số lượng, chất lượng, mở rộng về quy mô. Khi đó, nhu cầu về nhân lực nói chung, nhân lực quản trị văn phòng nói riêng sẽ gia tăng.Với mức lương cao

     

    VỀ VẤN ĐỀ XIN VIỆC 

    Sau khi tốt nghiệp có thể làm thư ký, trợ lý cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp; đảm nhận những chức danh khác (tổ trưởng, trưởng bộ phận Hành chính văn phòng) hoặc làm công việc có liên quan đến công tác Văn thư Lưu trữ trong các đơn vị và doanh nghiệp.

     

    NHỮNG KỸ NĂNG VÀ PHẨM CHẤT CẦN THIẾT KHI TRỞ THÀNH THƯ KÝ VĂN PHÒNG

    Những kiến thức chuyên môn cần có của thư ký văn phòng

    - Hiểu sâu sắt về nghề nghiệp của mình, về nhiệm vụ mà mình được giao

    - Thao tác thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn đúng yêu cầu

    - Có khả năng truyền đạt, hướng dẫn các nghiệp vụ chuyên môn cho người khác

    - Có khả năng thao tác một số kỹ năng cơ bản thuộc nghiệp vụ hành chính văn phòng và sử dụng tốt các trang thiết bị văn phòng hiện đại.

    Thư ký văn phòng cũng cần có kỹ năng quản lý

    - Biết tổ chức tốt công việc và phối hợp công tác quản lý

    - Có tư duy logic, biết phản ứng và tự phán đoán một cách nhanh chóng

    - Có khả năng quyết định chính xác và kịp thời những vấn đề cần thiết

    - Biết quản lý thời gian, sắp xếp công việc và phân bổ thời gian hợp lý

    Kỹ năng giao tiếp tốt là điều cần thiết

    - Kỹ năng ghi chép nhanh, ghi tốc ký, nhập dữ liệu bằng máy ghi âm

    - Kỹ năng soạn thảo văn bản lập hồ sơ và lưu trữ văn bản

    - Kỹ năng điều hành công việc cơ quan, tổ chức hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

    - Xử sự đúng đắn, lịch sự, hài hoà với mọi người và biết tự kiềm chế mình

    - Tinh ý, thông minh, biết tiếp thu những lời khuyên thích hợp trong mọi tình huống

    - Có khả năng nhớ chính xác các thông tin cần thiết về những cá nhân, sự kiện, thời gian, địa dư, số liệu,…

    - Nhân viên thư ký văn phòng cần có hiểu biết rộng về xã hội và biết thích ứng với mọi hoàn cảnh

    -  Có khả năng sử dụng ngôn ngữ cần thiết trong công việc

    - Có phong thái và giọng nói phải thật tự tin và thuyết phục

    Kỹ năng tin học

    Một thư ký văn phòng nhất định phải biết được cơ bản Word, Excel,…Nếu như bạn không tốt các phần mềm văn phòng, thì khả năng được tuyển dụng rất thấp. Nếu vẫn chưa trang bị những kỹ năng tin học cần thiết, thì bạn nên học và thực hành ngay trước khi ứng tuyển.

    Nhạy bén trong công việc

    -Thư ký văn phòng là cánh tay phải của sếp trong việc cho, nhận và xử lý thông tin nên khi tuyển nhân sự, các nhà tuyển dụng luôn cần một thư ký văn phòng nhạy bén, có thể khéo léo xử lý tất cả những sự kiện liên quan.

    Trí nhớ tốt - kỹ năng quan trọng của thư ký văn phòng

    -Những số điện thoại cần thiết, ngày giờ cuộc họp, ngày nào sếp có hẹn với khách hàng, hoặc đơn giản “Hôm nay ngày bao nhiêu?” cũng là những điều mà một thư ký văn phòng giỏi cần lưu ý và ghi nhớ.

    Có tính độc lập, kiên định và chính kiến

    -Không có nghĩa là bạn toàn quyền quyết định mọi công việc trong công ty nhưng nếu gặp những trường hợp cần thiết bạn cũng có thể giải quyết được vấn đề. Hoặc khi sếp đi vắng bạn cũng phải có khả năng xử lý những rắc rối như lùi lịch hẹn, khất nợ, thoả thuận một hợp đồng mới…

    Am hiểu nhiều mảng kiến thức

    -Môi trường làm việc năng động ngày nay đòi hỏi một người thư ký văn phòng luôn phải thành thạo nhiều kỹ năng, đồng thời đây cũng là vị trí cho phép bạn học hỏi được nhiều kiến thức đa dạng từ nhiều công việc.

    -Nếu bạn yêu thích nghề này, những kỹ năng được liệt kê ở trên sẽ là những gợi ý giúp bạn hoàn thiện bản thân và tiến xa hơn trên con đường phát triển nghề thư ký văn phòng.

    Niếu bạn chưa có chứng chỉ nghiệp vụ

    >>> Mời bạn tham khảo thêm: Chương trình đào tạo thư ký văn phòng tại trung tâm GEC

        Trung tâm GEC chúc bạn thành công trong lựa chọn công việc của mình.

  • Triển vọng nghề nghiệp trong quản trị văn phong

    Quản trị văn phòng là hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát các công việc văn phòng nhằm xử lý thông tin để đạt tới những mục tiêu đã ấn định trước trong hoạt động của một cơ quan, tổ chức. Quản trị văn phòng là một trong những công tác rất quan trọng trong hoạt động của mọi cơ quan, tổ chức.

    Ở Việt Nam, hoạt động đào tạo nguồn nhân lực về quản trị văn phòng (bao gồm nhân lực quản lý, phụ trách như: chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính cho đến nhân viên làm việc trong các văn phòng như: thư ký văn phòng, nhân viên văn thư – lưu trữ, nhân viên đánh máy...) đã diễn ra một cách sôi nổi, nhằm đáp ứng nhu cầu việc làm của xã hội.

     

     

    Ngành quản trị văn phòng là gi?

    Quản trị văn phòng là một ngành liên quan đến việc thiết kế, hoạch định các nội dung công việc thuộc chức năng nhiệm vụ của văn phòng. Từ đó tổ chức triển khai thực hiện và theo dõi đánh giá công việc. Nhằm đảm bảo quá trình làm việc trong một văn phòng của một đơn vị, tổ chức luôn đạt năng suất và hiệu quả cao.

     

    Nhu cầu nhân lực lớn

    2015-2020 là giai đoạn kinh tế nước ta sẽ hội nhập sâu, rộng theo lộ trình các cam kết quốc tế mà Việt Nam đã ký kết. Khi nền kinh tế phát triển, các doanh nghiệp sẽ gia tăng về số lượng, chất lượng, mở rộng về quy mô. Khi đó, nhu cầu về nhân lực nói chung, nhân lực quản trị văn phòng nói riêng sẽ gia tăng.

    Nhu cầu này sẽ được đáp ứng bằng nguồn lao động trong nước và quốc tế, đặc biệt từ các quốc gia lân cận khi mà theo cam kết tại Cộng đồng kinh tế ASEAN (AEC), từ cuối năm 2015, các nước thành viên cho phép thực hiện tự do luân chuyển lao động.

    Theo thống kê của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, 5 tháng đầu năm ghi nhận 50.534 doanh nghiệp thành lập mới và 13.458 doanh nghiệp quay trở lại hoạt động. Điều này đồng nghĩa với nhu cầu nhân lực đối ngành quản trị văn phòng là rất lớn.

    Theo Dự báo nhu cầu nhân lực và Thông tin thị trường lao động TP.HCM, dự báo giai đoạn 2015-2020 đến 2025, nhu cầu nhân lực ngành quản lý hành chính tại TP.HCM là 10.800 người/năm. Tại các trang tuyển dụng như Myworks, Career Builder…, hành chính - văn phòng là một trong những lĩnh vực có nhu cầu tuyển dụng cao, trong đó có hơn 55% nhà tuyển dụng yêu cầu nhân viên hành chính - văn phòng có trình độ đại học. Con số này nâng lên 80% ở vị trí quản lý trong lĩnh vực này.

    Triển vọng nghề nghiệp

    Sinh viên học ngành Quản trị văn phòng khi tốt nghiệp và có thể làm việc như:

     nghiệp vụ thư ký tổng hợp, quản trị viên hành chính văn phòng, chuyên viên văn phòng, nhân viên văn thư – lưu trữ trong các cơ quan Nhà nước, tổ chức và doanh nghiệp, trợ lý hành chính cho các cấp lãnh đạo, các cấp quản lý.

    – Cán bộ phụ trách, quản lý và điều hành các hoạt động văn phòng của cơ quan quản lý Nhà nước, các tổ chức kinh tế – chính trị – xã hội, các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế.

    – Cán bộ nghiên cứu, giảng dạy các chuyên ngành: Quản trị văn phòng, Quản trị hành chính văn phòng, Quản trị hành chính công ở các cơ sở đào tạo.

    – Sau khi hoàn thành chương trình đào tạo đại học, cử nhân Quản trị văn phòng có thể tiếp tục học tập, nghiên cứu ở bậc học cao học và nghiên cứu sinh để trở thành chuyên gia trong lĩnh vực Quản trị văn phòng, Văn thư – lưu trữ.

    Nhân viên quản trị văn phòng làm gì?

    Công việc hành chính thường bị nhiều người “coi thường” cho rằng đó là những công việc giấy tờ nhỏ nhặt. Tuy nhiên thực tế, trách nhiệm của một nhân viên hành chính khá đa dạng và bao quát. Không ngoa khi ví nhân viên hành chính như người “bảo mẫu” của cả công ty, bởi chỉ cần một ngày thiếu vắng người mẹ này thì y như rằng cả văn phòng sẽ rối loạn ngay.

    Nhân viên hành chính thông thường sẽ đảm nhận các nhóm công việc sau đây:

    - Lễ tân văn phòng: trả lời điện thoại, đón khách, xử lý thông tin ban đầu và hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc.

    - Thư ký hỗ trợ: sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, chuẩn bị trang thiết bị cho các cuộc họp, phỏng vấn, liên hoan,…

    - Soạn thảo và lưu trữ văn bản – hồ sơ: soạn thảo các thư từ kinh doanh, dịch văn bản tiếng Anh, tổng hợp và lưu trữ các loại giấy tờ.

    - Chấm công, thực thi chính sách: phổ biến cho nhân viên các thay đổi trong quy định của công ty, thực hiện các chính sách, chấm công cho tất cả nhân viên.

    - Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị: mua sắm các trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty, thực hiện đặt báo chí, thực phẩm phục vụ cho nhu cầu của các nhân viên, kiểm kê đảm bảo số lượng và chất lượng cơ sở vật chất trong văn phòng, thay mới, bổ sung nếu cần thiết.

    - Duy trì môi trường làm việc: chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ. Đôi khi chính nhân viên hành chính sẽ là người đứng ra giải quyết các mâu thuẫn giữa các cá nhân, dung hòa các mối quan hệ vì lợi ích chung của công ty.

    - Hỗ trợ các vấn đề pháp lý: tư vấn các vấn đề liên quan đến giấy tờ, pháp lý, hỗ trợ cho các lãnh đạo quản lý chương trình, kế hoạch công tác của công ty

     

    Cơ hội nào cho nhân viên quản trị văn phòng?

    Nhiều bạn lo lắng làm nhân viên hành chính thì sẽ khó hoặc thậm chí là không có cơ hội thăng tiến nào trong tương lai. Nhưng thực tế, hành chính văn phòng vẫn là ngành nghề nhiều cơ hội. Lộ trình thăng tiến của một nhân viên hành chính văn phòng cũng rất rõ ràng. Có thể chia nhân viên hành chính văn phòng thành 3 cấp bậc với mức lương của mỗi cấp bậc (dựa theo Báo cáo lương năm 2016 của Adecco Vietnam) như sau:

     Cấp bậc nhân viên (5,5 triệu VNĐ – 12 triệu VNĐ):

    - Nhân viên tiếp tân (Receptionist): đón tiếp khách, xử lý thông tin cấp thấp,…

    - Nhân viên hỗ trợ hành chính: đảm nhận các công việc hành chính như lưu trữ hồ sơ, thư tín, soạn thảo, đánh máy,…

    Yêu cầu: có nghiệp vụ hành chính văn phòng tối thiểu, phù hợp với các bạn sinh viên tốt nghiệp ngành ngôn ngữ, quản trị nhân sự,… mới ra trường hoặc mới bước chân vào nghề.

    Cấp bậc thư ký (8,5 triệu VNĐ – 14,5 triệu VNĐ):

    - Trợ lý riêng (Personal Assistant): hỗ trợ giám đốc trong lĩnh vực chuyên ngành, soạn thảo văn bản, sắp xếp lịch làm việc,…

    - Thư ký tổng quát (Genaral Secretary): thực hiện các công việc hành chính văn phòng tổng quát, quản trị hồ sơ,…

    Yêu cầu: có nghiệp vụ chuyên môn cao, có đầu óc sáng tạo, biết phân tích, phán đoán tình huống, có kinh nghiệm trong ngành khoảng từ 1 năm trở lên.

    Cấp bậc quản trị

    - Nhân viên hành chính văn phòng (Administrative Officer) (9 triệu VNĐ – 25 triệu VNĐ)

    Yêu cầu: có trình độ chuyên môn cao, hiểu biết rộng rãi về nhiều lĩnh vực, tốt nghiệp các ngành ngôn ngữ, nhân sự, quản trị kinh doanh,… Có kinh nghiệm ít nhất 2 năm trong ngành.

    -  Trưởng phòng/giám đốc hành chính (25 triệu VNĐ – 55 triệu VNĐ)

    Tóm lại, dù không phải là một ngành quá “hot”, nhưng hành chính văn phòng vẫn là một công việc đáng thử với những ai mong muốn tìm một công việc ổn định, lâu dài, và có đủ “đất” để “dụng võ” năng lực của mình.

     

     Niếu bạn chưa có chứng chỉ nghiệp vụ

    >>> Mời bạn tham khảo thêm: Chương trình học nghiệp vụ thư ký văn phòng tại trung tâm GEC

    Trung tâm GEC chúc bạn thành công trong lựa chọn công việc của mình.

     

     

     

Liên Hệ

Trung Tâm Kỹ Năng Mềm

Phone1: 028 2214 2829

Phone2: 028 2214 2838

Email: geckynang@gmail.com

Về chúng tôi

Trung Tâm Kỹ Năng Mềm là một nơi đào tạo các kỹ năng ứng dụng trong công việc, dành cho các doanh nghiệp.

Sứ mệnh của Trung Tâm: “Khơi nguồn sức mạnh tiềm năng thông qua việc phát triển năng lực lãnh đạo, năng lực chuyên môn cho các cá nhân, tổ chức và cộng đồng”.