nghiep vu thu ky

  • thông tin cơ bản về nghề thư ký

    Bất cứ một cứ quan đơn vị nào cũng cần phải có thư ký; thư ký là một nghề mà ai cũng có thể học được và làm được? ngoài kiến thức chuyên môn bạn chưa làm được nghề thư ký. Nghề thư ký phải được đào tạo một cách bài bản về nghiệp vụ thư ký thì kết quả làm việc mới đạt hiệu quả cao.


    Thư ký là một nghề: ”là một trong những trợ thủ đắc lực nhất của Giám đốc”. Nghề thư ký chính là nơi giúp bạn tích lũy kinh nghiệm chuyên môn và kỹ năng sống; nâng cao nghiệp vụ; là nơi có cơ hội thăng tiến không những vậy nghề thư ký giúp bạn có mức lương tương đối cao và ổn định.

     

    Thư ký – Trợ lý giám đốc chuyên nghiệp là gì?

    Thư ký và trợ lý giám đốc là một trong những trợ thủ đắc lực nhất của các giám đốc cơ quan, công ty doanh nghiệp. Người làm Thư ký – Trợ lý giám đốc phải đảm nhận nhiệm vụ quan trọng như đóng góp ý kiến để giám đốc tham khảo trước khi đưa ra quyết định, thay mặt giám đốc để giao tiếp, liên hệ với những đối tác quan trọng, lên lịch trình cuộc hẹn và bố trí các buổi gặp của giám đốc để giúp giám đốc hoàn thành xuất sắc công việc của mình. Do đó, nghề này đòi hỏi người thực hiện phải có tầm nhìn rộng, có kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ cao. Tuy nhiên, thực tế vẫn còn rất nhiều người chưa hiểu rõ về tầm quan trọng của công việc này.

     Nhiệm vụ của Thư ký là gì?

    Thư ký thực hiện nhiều nhiệm vụ hành chính và văn thư. Mục tiêu của tất cả các hoạt động của họ là giúp đỡ người sử dụng lao động của họ trong việc thực hiện công việc của họ và giúp các công ty của họ tiến hành kinh doanh một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.

    Công việc của thư ký bao gồm việc xử lý và chuyển thông tin cho nhân viên văn phòng và các tổ chức khác. Họ vận hành máy văn phòng và sắp xếp để sửa chữa hoặc phục vụ. Những máy này bao gồm máy tính, máy đánh chữ, máy ghi âm, máy photocopy, bảng tổng đài và máy fax. Các thư ký cũng yêu cầu hỗ trợ văn phòng và thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên như trả lời điện thoại, sắp xếp thư, quản lý các tập tin, đọc và biên soạn và viết thư.

     

    Trách nhiệm

    - Sử dụng một gói xử lý văn bản như Microsoft Word

    - Thu âm và lưu giữ bản sao

    - Viết thư

    - Giải quyết yêu cầu điện thoại và email, sử dụng hệ thống email (ví dụ: Outlook)

    - Photocopy và in các tài liệu khác nhau, đôi khi thay mặt cho các đồng nghiệp khác

    - Tổ chức và lưu trữ các giấy tờ, tài liệu và thông tin trên máy tính

    - Tạo và duy trì các hồ sơ và các hệ thống văn phòng khác

    - Ghi lại nhật ký, sổ sách và sắp xếp cuộc hẹn

    - Lập kế hoạch và tham dự các cuộc họp, lập chương trình nghị sự và lập biên bản – viết tắt có thể được yêu cầu.

    - Đặt phòng họp và phòng hội nghị

    - Liên lạc với các nhân viên ở các phòng ban khác và có liên hệ với bên ngoài

    - Đặt hàng và duy trì văn phòng phẩm và thiết bị

    - Tổ chức, sắp sếp đi lại và chỗ ở cho nhân viên và các khách bên ngoài khác.

    Tùy thuộc vào lĩnh vực và công ty, bạn cũng có thể thực hiện các nhiệm vụ sau:

    - Sử dụng nhiều gói phần mềm (bao gồm cả Excel, Access và Powerpoint) để quản lý dữ liệu và để soạn các tài liệu và các bài thuyết trình.

    - Sử dụng hệ thống quản lý nội dung (CMS) để duy trì và cập nhật các trang web và cơ sở dữ liệu nội bộ

    - Quản lý và duy trì ngân sách; thực hiện lập hoá đơn

    - Sắp xếp và phân phối các bài gửi đến, tổ chức và gửi đi những thư cần gửi (có thể liên quan đến việc sử dụng một máy in dấu tem)

    - Tuyển dụng, đào tạo và giám sát nhân viên cấp dưới và ủy thác công việc theo yêu cầu

    - Thao tác dữ liệu thống kê

    - Sắp xếp các sự kiện nội bộ và bên ngoài

    - Sắp xếp việc đào tạo cho nhân viên.

    Triển vọng nghề nghiệp là gì?

    Theo Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ (BLS), công việc thư ký dự kiến sẽ tăng trưởng 3% giữa năm 2014 và năm 2024, tương tự như tăng trưởng trong các ngành nghề khác. Sự tăng trưởng này có thể làm cho nhân viên nghỉ việc ở ngành nghề này hoặc chuyển từ lĩnh vực hoặc chuyển sang các vị trí chuyên nghiệp khác.

    Theo Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ (BLS), công việc cho thư ký và trợ lý hành chính dự kiến sẽ tăng trưởng 3% từ năm 2014 đến năm 2024, nhưng sẽ thay đổi theo từng lĩnh vực công việc cụ thể. Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ cũng cho thấy rằng mức lương trung bình hàng năm cho các nhân viên này là 33.910 đô la vào tháng 5 năm 2015.

     Niếu bạn chưa có chứng chỉ nghiệp vụ

    >>> Mời bạn tham khảo thêm: Chương trình đào tạo thư ký văn phòng tại trung tâm GEC

    Trung tâm GEC chúc bạn thành công trong lựa chọn công việc của mình.

     

  • Cơ hội thách thức nghề thư ky

    nghiệp vụ thư ký là trợ thủ đắc lực của các giám đốc. Họ đứng sau thành công của các giám đốc. Họ đảm nhiệm một nghề mà khen khá nhiều nhưng chê cũng không ít. Đó chính là các thư ký ngày nay. 
     


                                     



    Cơ hội nghề thư ký
    Thư ký ngày nay "đứng dưới một người nhưng trên rất nhiều người", họ là người truyền đạt các mệnh lệnh quyết định của giám đốc tới toàn thể công ty hay những người có liên quan.
    Thư ký còn thay mặt giám đốc để giao tiếp, liên hệ với những đối tác cần thiết để lên lịch trình cuộc hẹn và bố trí thời gian buổi gặp cho giám đốc Từ vai trò quản lý các địa chỉ giao dịch, nay thư ký trở thành bộ mặt không thể thiếu giữa giám đốc với các nhân viên trong công ty, với đối tác kinh doanh và với khách hàng.
    Các giám đốc ngày nay cũng luôn chú trọng tìm cho được những người năng động trong các công việc thư ký và họ thực sự sáng giá không khác những cán bộ chủ chốt khác thậm chí còn tỏa sáng hơn nếu có nhiều tham mưu được công nhận.
     

    những thách thức trong nghề thư ký
    Một trong các phẩm chất không thể thiếu của thư ký giám đốc là biết sử dụng thành thạo một ngoại ngữ gắn với đầu óc sáng kiến và năng khiếu tổ chức. Có hình thức ưa nhìn, thông minh, nhanh nhẹn, hoạt bát và lịch thiệp đương nhiên là những yếu tố rất cần thiết cho nghề thư ký.

    Do chính sự quá gần gũi với giám đốc nên các thư ký phải thật cẩn trọng trong từng hành động của mình, bởi đôi khi chỉ một sơ suất nhỏ xảy ra. Còn đối với khách hàng, khó khăn cũng không kém phần chút nào. Nếu thư ký không nhiệt tình, không tỏ ra chu đáo, khách hàng sẽ cảm thấy thư ký là một rào cản quá lớn giữa họ với giám đốc. Tâm lý chán nản và thất vọng của khách hàng sẽ phát sinh từ đó.
    Quan hệ với giám đốc là một trong khó khăn lớn nhất. Những người thư ký luôn phải ân cần, chú đáo với giám đốc nhưng luôn giữ khoảng cách cần thiết trong cuộc sống tình cảm. Giám đốc cũng là con người, một thực thể tồn tại giữa cuộc sống đời thường với bao ràng buộc, chi phối bởi các quan hệ xã hội phức tạp".


    Những điều mà thư ký nên biết
    Trong công việc hàng ngày, những ai muốn có công việc ổn định và lâu dài, hãy nên tận dụng kiến thức tâm lý của mình để phân tích xem giám đốc là người như thế nào để rồi từ đó tìm ra cho mình một cách ứng xử xử phù hợp nhất trong mọi tình huống phát sinh hàng ngày.

    Các thư ký nên tìm cơ hội thể hiện năng lực của mình trong những trường hợp cụ thể, như đưa ra một suy nghĩ dự đoán về hướng kinh doanh nào đó, nhận xét vụ việc vừa xảy ra một cách sắc sảo, khoa học... Nếu làm được như vậy, thư ký sẽ lọt vào danh sách những người được giám đốc kính nể.

    Có thể nói, nghề thư ký không dễ chút nào. Để thành công, bên cạnh những kiến thức chuyên môn bạn cần pha chút nghệ thuật. Những thư ký thăng tiến là những người biết phát triển năng lực làm việc theo kịp với nhịp điệu của công ty, thông thạo đường đi nước bước vận hành của các hoạt động, của thị trường, của các nghề nghiệp, ứng xử thông minh. Có lẽ sẽ không ai cho rằng đây là một nghề dễ dàng và đã là nghề thì phải thông thạo mà thôi.
    Nhưng bù lại, những thư ký tháo vát giỏi nghề thường là "của hiếm" của công ty và được trả lương hậu hỹ để...

    Nghề nghiệp vụ thư ký văn phòng này sẽ rất phù hợp và thăng tiến nhanh đối với các bạn có khả năng giao tiếp, có bản lĩnh, không quản ngại khó khăn, thông minh, linh hoạt và đặc biệt có ngoại ngữ tốt, giao tiếp ứng xử khôn khéo, có kiến thức chuyên môn rộng về các vị trí công việc trong doanh nghiệp.

    Và chắc chắn các yếu tố này không tự nhiên mà có, nó đòi hỏi các bạn phải học tập thêm phải trải nghiệm với những giảng viên là các chủ doanh nghiệp  thực tế để biết thực sự họ cần gì, muốn gì…

  • Lớp học nghiệp vụ thư ký uy tín tai Tp.Hồ Chi Minh

    Thư ký văn phòng là một trong những trợ thủ đắc lực nhất của các giám đốc cơ quan, công ty doanh nghiệp. là chiếc cầu nối giữa khách hàng và cấp trên và là chất xúc tác để guồng máy hoạt động hiệu quả. Một người thư ký chuyên nghiệp phải đảm nhiệm nhiều vai trò khác nhau bao gồm cả kế toán, tài chính, nhân sự, quản trị… và nghiệp vụ văn phòng như. Nhận điện thoại, sắp xếp lịch hẹn, tiếp khách, công tác hành chính hậu cần như đăng ký vé máy bay, khách sạn; lấy thị thực, soạn thảo văn bản, hợp đồng, dịch thuật, quản lý lưu trữ hồ sơ, chuẩn bị tài liệu, thông tin theo yêu cầu của lãnh đạo; tham dự và ghi chép biên bản các cuộc họp…

                      

    Vậy để làm được nhiều công việc như vậy bạn phải làm sao, cách phân bố thời gian như thế nào. Với lịch làm việc dày đặc như vậy thì học các khóa nghiệp thụ thư ký có giúp ích được gì cho bạn ko?

    Với Kinh nghiệm trong việc đào tạo thư ký, Trung tâm tư vấn và đào tạo kinh tế toàn cầu GEC, luôn là sự lựa chọn hợp lý cho những bạn muốn tìm hiểu và học khóa thu ky van phong tại trung tâm. Sau đây trung tâm sẽ nói rõ hơn về điều kiện học và chương trình học của khóa học này.

    Mục tiêu của khóa học
    - Thư ký là một nghề là một trong những trợ thủ đắc lực nhất của Giám đốc. Nghề thư ký chính là nơi giúp bạn tích lũy kinh nghiệm chuyên môn và kỹ năng sống; nâng cao nghiệp vụ; là nơi có cơ hội thăng tiến không những vậy nghề thư ký giúp bạn có mức lương tương đối cao và ổn định.
     
    - Bất cứ một cứ quan đơn vị nào cũng cần phải có thư ký, thư ký là một nghề mà ai cũng có thể học được và làm được? ngoài kiến thức chuyên môn bạn chưa làm được nghề thư ký. Nghề thư ký phải được đào tạo một cách bài bản về nghiệp vụ thì kết quả làm việc mới đạt hiệu quả cao.
     
    - Vì sao bạn không tạo cơ hội bằng chính khả năng và nghị lực của mình?

     Để khởi đầu, các bạn cần chọn cho mình một chương trình học uy tín, chất lượng.

    Lịch khai giảng lớp học kế toán thuế tại Trung tâm
    Trung tâm tư vấn và đào tạo kinh tế toàn cầu GEC ,thường xuyên khai giảng khóa học mới, hàng tháng trung tâm điều có các lớp học khai giảng mới

    Đội ngũ giảng viên.
    nhiều kinh nghiệm thực tiễn của các Trường Đại Học uy tín trực tiếp giảng dạy
     
    Chứng chỉ.
    *chứng chỉ do đơn vị thuộc Trường Đại Học Kinh Tế TP. Hồ Chí Minh cấp

    Cơ sở vật chất.
    Phòng học được trang bị hiện đại phục vụ công tác dạy và học

    Ưu đãi lớn:
    + Giảm 30% cho nhóm 5 học viên đăng ký trước ngày khai giảng.
    + Giảm 20% cho các học viên đăng ký trước ngày khai giảng.

    - Thời gian đào tạo: 3 tháng
    - Học phí: 1.200.000VNĐ
     
    Nội dung của khóa học (5 chuyên đề)

    - Nghiệp vụ thư ký và quản trị văn phòng.

    - Phát triển văn hóa doanh nghiệp

    - Nghệ thuật và tâm lý giao tiếp

    - Trang phục, trang điểm công sở

    - Các vấn đề về lễ tân

    Kết quả đạt được khi kết thúc khóa học nghiệp vụ thư ký
    - Giúp học viên trở thành một trợ thủ hậu cần đắc lực am hiểu hoạt động của doanh nghiệp, triển khai chính xác yêu cầu công việc của các CEO.
     
    - Có khả năng tự lập kế hoạch, viết báo cáo cho bản thân phục vụ công việc thực tế sau khóa học

    - Nắm vững các kỹ năng và kinh nghiệm làm việc của nghề thư ký giám đốc văn phòng.
     
    - Có kỹ năng thuyết phục, thuyết trình, triển khai thực hiện chuẩn chỉnh quy trình quản lý đã đề ra.
    Tham khảo thêm  khóa học tại Website: https://gec.edu.vn/

  • Những kỹ năng và phẩm chất của một nghiệp vụ thư ký

     

    NGHIỆP VỤ THƯ KÝ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LÀ GÌ ?

    Nghiệp vụ thư ký, quản trị hành chính văn phòng là một công tác quan trọng, có ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức. Có ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của tổ chức. Công tác này nếu được thực hiện tốt sẽ thúc đẩy sự tiến bộ trên nhiều mặt của tổ chức và ngược lại, nếu thực hiện không hiệu quả có thể tác động tiêu cực đến quá trình phát triển của tổ chức đó. Bất cứ một cơ quan đơn vị nào cũng cần phải có thư ký; thư ký là một nghề mà ai cũng có thể học được và làm được

    GIỚI THIỆU VÀ MỤC TIÊU

    Công việc của một nghiệp vụ thư ký văn phòng là người có trách nhiệm đảm nhận một phần công việc hoặc toàn bộ các công việc liên quan đến những lĩnh vực chuyên môn của một văn phòng chẳng hạn như: quản lý các văn bản, các hồ sơ và tài liệu; đảm bảo các yêu cầu về liên lạc, thông tin, giao tiếp và  đồng thời tổ chức, sắp xếp công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho các hoạt động của một cơ quan hoặc người lãnh đạo của một cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp.

     

    NHU CẦU NHÂN LỰC LỚN MÀ MỨC LƯƠNG ỔN ĐỊNH

    -Dự báo nhu cầu nhân lực và cơ hội việc làm ngành này đang tiếp tục tăng cao trong thời gian tới. Khi nền kinh tế phát triển, các doanh nghiệp sẽ gia tăng về số lượng, chất lượng, mở rộng về quy mô. Khi đó, nhu cầu về nhân lực nói chung, nhân lực quản trị văn phòng nói riêng sẽ gia tăng.Với mức lương cao

     

    VỀ VẤN ĐỀ XIN VIỆC 

    Sau khi tốt nghiệp có thể làm thư ký, trợ lý cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp; đảm nhận những chức danh khác (tổ trưởng, trưởng bộ phận Hành chính văn phòng) hoặc làm công việc có liên quan đến công tác Văn thư Lưu trữ trong các đơn vị và doanh nghiệp.

     

    NHỮNG KỸ NĂNG VÀ PHẨM CHẤT CẦN THIẾT KHI TRỞ THÀNH THƯ KÝ VĂN PHÒNG

    Những kiến thức chuyên môn cần có của thư ký văn phòng

    - Hiểu sâu sắt về nghề nghiệp của mình, về nhiệm vụ mà mình được giao

    - Thao tác thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn đúng yêu cầu

    - Có khả năng truyền đạt, hướng dẫn các nghiệp vụ chuyên môn cho người khác

    - Có khả năng thao tác một số kỹ năng cơ bản thuộc nghiệp vụ hành chính văn phòng và sử dụng tốt các trang thiết bị văn phòng hiện đại.

    Thư ký văn phòng cũng cần có kỹ năng quản lý

    - Biết tổ chức tốt công việc và phối hợp công tác quản lý

    - Có tư duy logic, biết phản ứng và tự phán đoán một cách nhanh chóng

    - Có khả năng quyết định chính xác và kịp thời những vấn đề cần thiết

    - Biết quản lý thời gian, sắp xếp công việc và phân bổ thời gian hợp lý

    Kỹ năng giao tiếp tốt là điều cần thiết

    - Kỹ năng ghi chép nhanh, ghi tốc ký, nhập dữ liệu bằng máy ghi âm

    - Kỹ năng soạn thảo văn bản lập hồ sơ và lưu trữ văn bản

    - Kỹ năng điều hành công việc cơ quan, tổ chức hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

    - Xử sự đúng đắn, lịch sự, hài hoà với mọi người và biết tự kiềm chế mình

    - Tinh ý, thông minh, biết tiếp thu những lời khuyên thích hợp trong mọi tình huống

    - Có khả năng nhớ chính xác các thông tin cần thiết về những cá nhân, sự kiện, thời gian, địa dư, số liệu,…

    - Nhân viên thư ký văn phòng cần có hiểu biết rộng về xã hội và biết thích ứng với mọi hoàn cảnh

    -  Có khả năng sử dụng ngôn ngữ cần thiết trong công việc

    - Có phong thái và giọng nói phải thật tự tin và thuyết phục

    Kỹ năng tin học

    Một thư ký văn phòng nhất định phải biết được cơ bản Word, Excel,…Nếu như bạn không tốt các phần mềm văn phòng, thì khả năng được tuyển dụng rất thấp. Nếu vẫn chưa trang bị những kỹ năng tin học cần thiết, thì bạn nên học và thực hành ngay trước khi ứng tuyển.

    Nhạy bén trong công việc

    -Thư ký văn phòng là cánh tay phải của sếp trong việc cho, nhận và xử lý thông tin nên khi tuyển nhân sự, các nhà tuyển dụng luôn cần một thư ký văn phòng nhạy bén, có thể khéo léo xử lý tất cả những sự kiện liên quan.

    Trí nhớ tốt - kỹ năng quan trọng của thư ký văn phòng

    -Những số điện thoại cần thiết, ngày giờ cuộc họp, ngày nào sếp có hẹn với khách hàng, hoặc đơn giản “Hôm nay ngày bao nhiêu?” cũng là những điều mà một thư ký văn phòng giỏi cần lưu ý và ghi nhớ.

    Có tính độc lập, kiên định và chính kiến

    -Không có nghĩa là bạn toàn quyền quyết định mọi công việc trong công ty nhưng nếu gặp những trường hợp cần thiết bạn cũng có thể giải quyết được vấn đề. Hoặc khi sếp đi vắng bạn cũng phải có khả năng xử lý những rắc rối như lùi lịch hẹn, khất nợ, thoả thuận một hợp đồng mới…

    Am hiểu nhiều mảng kiến thức

    -Môi trường làm việc năng động ngày nay đòi hỏi một người thư ký văn phòng luôn phải thành thạo nhiều kỹ năng, đồng thời đây cũng là vị trí cho phép bạn học hỏi được nhiều kiến thức đa dạng từ nhiều công việc.

    -Nếu bạn yêu thích nghề này, những kỹ năng được liệt kê ở trên sẽ là những gợi ý giúp bạn hoàn thiện bản thân và tiến xa hơn trên con đường phát triển nghề thư ký văn phòng.

    Niếu bạn chưa có chứng chỉ nghiệp vụ

    >>> Mời bạn tham khảo thêm: Chương trình đào tạo thư ký văn phòng tại trung tâm GEC

        Trung tâm GEC chúc bạn thành công trong lựa chọn công việc của mình.

  • Tìm hiểu công việc phẩm chất của nghề thư ký

    Thư ký được biết đến như là vị trí trợ thủ đắc lực phía sau giám đốc, là cầu nối giữa khách hàng với ban lãnh đạo và giữa các phòng ban với nhau, đồng thời là chất xúc tác để bộ máy công ty hoạt động tốt hơn.

     

    Được ví như “người giúp việc cao cấp” cho lãnh đạo, thư ký ngày nay không nhất thiết phải là những cô gái chân dài mà quan trọng hơn hết là sự hiểu biết, năng động, khéo léo, chuyên nghiệp trong xử lý công việc và phong cách ứng xử. Bởi trên thực tế, không có một quy trình nghiệp vụ  thư ký chung nào về việc đào tạo một thư ký chuyên nghiệp, thông minh, năng động, cũng như nhu cầu công việc và áp lực đối với thư ký ở mỗi công ty là khác nhau.

    Công việc chính của thư ký
    - Tốc ký và soạn thảo văn bản, thư từ, báo cáo, thông tin liên quan.

    - Thực hiện và trả lời các cuộc điện thoại, sắp lịch hẹn.

    - Tiếp khách hàng khi cần.

    - Xử lý thư từ chuyển đi và chuyển đến.

    - Chuẩn bị tài liệu và thông tin yêu cầu của lãnh đạo.

    - Lên chương trình và thời gian cho các cuộc họp, các hoạt động xã hội khác

    - Lưu trữ.

    - Tham dự và viết biên bản cho các cuộc họp…

    Phẩm chất và kỹ năng cần thiết

    - Kỹ năng giao tiếp tốt, duyên dáng khéo léo

    - Trung thực, chân thành, có khả năng bảo mật thông tin

    - Biết cách chăm lo cho vẻ ngoài của mình.
    - Kỹ năng tổ chức.

    - Khả năng chịu áp lực công việc.

    - Khả năng ngôn ngữ tốt ở cả nói và viết, giỏi ngoại ngữ và tin học văn phòng.

    - Tinh thần trách nhiệm cao.

    Điều kiện công việc và cơ hội nghề nghiệp
    Thư ký làm việc trong các văn phòng tiện nghi. Ngày nay, máy tính và các phần mềm văn phòng tiện dụng giúp ích nhiều cho công việc của thư ký. Thư ký là một trong những sợi dây liên lạc và truyền đạt chỉ đạo của giám đốc tới các phòng ban khác. Họ thường xuyên dành thời gian tháp tùng sếp đi gặp gỡ các đối tác, hội thảo v.v... Họ thường làm việc trong giờ hành chính. Thư ký hiện nay đang là một vị trí được tuyển dụng khá nhiều, thậm chí nhiều công ty còn trang bị cho mình cả một ban thư ký để giúp đỡ đảm đương khối lượng công việc lớn.

    Để học thư ký , bạn vui lòng liên hệ:Trung tâm tư vấn đào tạo kinh tế toàn cầu GEC
    Tell: 028 2214 2829 
    Hotline: 0909 493 140
    Website: https://gec.edu.vn/

  • Triển vọng nghề nghiệp trong quản trị văn phong

    Quản trị văn phòng là hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát các công việc văn phòng nhằm xử lý thông tin để đạt tới những mục tiêu đã ấn định trước trong hoạt động của một cơ quan, tổ chức. Quản trị văn phòng là một trong những công tác rất quan trọng trong hoạt động của mọi cơ quan, tổ chức.

    Ở Việt Nam, hoạt động đào tạo nguồn nhân lực về quản trị văn phòng (bao gồm nhân lực quản lý, phụ trách như: chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính cho đến nhân viên làm việc trong các văn phòng như: thư ký văn phòng, nhân viên văn thư – lưu trữ, nhân viên đánh máy...) đã diễn ra một cách sôi nổi, nhằm đáp ứng nhu cầu việc làm của xã hội.

     

     

    Ngành quản trị văn phòng là gi?

    Quản trị văn phòng là một ngành liên quan đến việc thiết kế, hoạch định các nội dung công việc thuộc chức năng nhiệm vụ của văn phòng. Từ đó tổ chức triển khai thực hiện và theo dõi đánh giá công việc. Nhằm đảm bảo quá trình làm việc trong một văn phòng của một đơn vị, tổ chức luôn đạt năng suất và hiệu quả cao.

     

    Nhu cầu nhân lực lớn

    2015-2020 là giai đoạn kinh tế nước ta sẽ hội nhập sâu, rộng theo lộ trình các cam kết quốc tế mà Việt Nam đã ký kết. Khi nền kinh tế phát triển, các doanh nghiệp sẽ gia tăng về số lượng, chất lượng, mở rộng về quy mô. Khi đó, nhu cầu về nhân lực nói chung, nhân lực quản trị văn phòng nói riêng sẽ gia tăng.

    Nhu cầu này sẽ được đáp ứng bằng nguồn lao động trong nước và quốc tế, đặc biệt từ các quốc gia lân cận khi mà theo cam kết tại Cộng đồng kinh tế ASEAN (AEC), từ cuối năm 2015, các nước thành viên cho phép thực hiện tự do luân chuyển lao động.

    Theo thống kê của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, 5 tháng đầu năm ghi nhận 50.534 doanh nghiệp thành lập mới và 13.458 doanh nghiệp quay trở lại hoạt động. Điều này đồng nghĩa với nhu cầu nhân lực đối ngành quản trị văn phòng là rất lớn.

    Theo Dự báo nhu cầu nhân lực và Thông tin thị trường lao động TP.HCM, dự báo giai đoạn 2015-2020 đến 2025, nhu cầu nhân lực ngành quản lý hành chính tại TP.HCM là 10.800 người/năm. Tại các trang tuyển dụng như Myworks, Career Builder…, hành chính - văn phòng là một trong những lĩnh vực có nhu cầu tuyển dụng cao, trong đó có hơn 55% nhà tuyển dụng yêu cầu nhân viên hành chính - văn phòng có trình độ đại học. Con số này nâng lên 80% ở vị trí quản lý trong lĩnh vực này.

    Triển vọng nghề nghiệp

    Sinh viên học ngành Quản trị văn phòng khi tốt nghiệp và có thể làm việc như:

     nghiệp vụ thư ký tổng hợp, quản trị viên hành chính văn phòng, chuyên viên văn phòng, nhân viên văn thư – lưu trữ trong các cơ quan Nhà nước, tổ chức và doanh nghiệp, trợ lý hành chính cho các cấp lãnh đạo, các cấp quản lý.

    – Cán bộ phụ trách, quản lý và điều hành các hoạt động văn phòng của cơ quan quản lý Nhà nước, các tổ chức kinh tế – chính trị – xã hội, các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế.

    – Cán bộ nghiên cứu, giảng dạy các chuyên ngành: Quản trị văn phòng, Quản trị hành chính văn phòng, Quản trị hành chính công ở các cơ sở đào tạo.

    – Sau khi hoàn thành chương trình đào tạo đại học, cử nhân Quản trị văn phòng có thể tiếp tục học tập, nghiên cứu ở bậc học cao học và nghiên cứu sinh để trở thành chuyên gia trong lĩnh vực Quản trị văn phòng, Văn thư – lưu trữ.

    Nhân viên quản trị văn phòng làm gì?

    Công việc hành chính thường bị nhiều người “coi thường” cho rằng đó là những công việc giấy tờ nhỏ nhặt. Tuy nhiên thực tế, trách nhiệm của một nhân viên hành chính khá đa dạng và bao quát. Không ngoa khi ví nhân viên hành chính như người “bảo mẫu” của cả công ty, bởi chỉ cần một ngày thiếu vắng người mẹ này thì y như rằng cả văn phòng sẽ rối loạn ngay.

    Nhân viên hành chính thông thường sẽ đảm nhận các nhóm công việc sau đây:

    - Lễ tân văn phòng: trả lời điện thoại, đón khách, xử lý thông tin ban đầu và hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc.

    - Thư ký hỗ trợ: sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, chuẩn bị trang thiết bị cho các cuộc họp, phỏng vấn, liên hoan,…

    - Soạn thảo và lưu trữ văn bản – hồ sơ: soạn thảo các thư từ kinh doanh, dịch văn bản tiếng Anh, tổng hợp và lưu trữ các loại giấy tờ.

    - Chấm công, thực thi chính sách: phổ biến cho nhân viên các thay đổi trong quy định của công ty, thực hiện các chính sách, chấm công cho tất cả nhân viên.

    - Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị: mua sắm các trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty, thực hiện đặt báo chí, thực phẩm phục vụ cho nhu cầu của các nhân viên, kiểm kê đảm bảo số lượng và chất lượng cơ sở vật chất trong văn phòng, thay mới, bổ sung nếu cần thiết.

    - Duy trì môi trường làm việc: chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ. Đôi khi chính nhân viên hành chính sẽ là người đứng ra giải quyết các mâu thuẫn giữa các cá nhân, dung hòa các mối quan hệ vì lợi ích chung của công ty.

    - Hỗ trợ các vấn đề pháp lý: tư vấn các vấn đề liên quan đến giấy tờ, pháp lý, hỗ trợ cho các lãnh đạo quản lý chương trình, kế hoạch công tác của công ty

     

    Cơ hội nào cho nhân viên quản trị văn phòng?

    Nhiều bạn lo lắng làm nhân viên hành chính thì sẽ khó hoặc thậm chí là không có cơ hội thăng tiến nào trong tương lai. Nhưng thực tế, hành chính văn phòng vẫn là ngành nghề nhiều cơ hội. Lộ trình thăng tiến của một nhân viên hành chính văn phòng cũng rất rõ ràng. Có thể chia nhân viên hành chính văn phòng thành 3 cấp bậc với mức lương của mỗi cấp bậc (dựa theo Báo cáo lương năm 2016 của Adecco Vietnam) như sau:

     Cấp bậc nhân viên (5,5 triệu VNĐ – 12 triệu VNĐ):

    - Nhân viên tiếp tân (Receptionist): đón tiếp khách, xử lý thông tin cấp thấp,…

    - Nhân viên hỗ trợ hành chính: đảm nhận các công việc hành chính như lưu trữ hồ sơ, thư tín, soạn thảo, đánh máy,…

    Yêu cầu: có nghiệp vụ hành chính văn phòng tối thiểu, phù hợp với các bạn sinh viên tốt nghiệp ngành ngôn ngữ, quản trị nhân sự,… mới ra trường hoặc mới bước chân vào nghề.

    Cấp bậc thư ký (8,5 triệu VNĐ – 14,5 triệu VNĐ):

    - Trợ lý riêng (Personal Assistant): hỗ trợ giám đốc trong lĩnh vực chuyên ngành, soạn thảo văn bản, sắp xếp lịch làm việc,…

    - Thư ký tổng quát (Genaral Secretary): thực hiện các công việc hành chính văn phòng tổng quát, quản trị hồ sơ,…

    Yêu cầu: có nghiệp vụ chuyên môn cao, có đầu óc sáng tạo, biết phân tích, phán đoán tình huống, có kinh nghiệm trong ngành khoảng từ 1 năm trở lên.

    Cấp bậc quản trị

    - Nhân viên hành chính văn phòng (Administrative Officer) (9 triệu VNĐ – 25 triệu VNĐ)

    Yêu cầu: có trình độ chuyên môn cao, hiểu biết rộng rãi về nhiều lĩnh vực, tốt nghiệp các ngành ngôn ngữ, nhân sự, quản trị kinh doanh,… Có kinh nghiệm ít nhất 2 năm trong ngành.

    -  Trưởng phòng/giám đốc hành chính (25 triệu VNĐ – 55 triệu VNĐ)

    Tóm lại, dù không phải là một ngành quá “hot”, nhưng hành chính văn phòng vẫn là một công việc đáng thử với những ai mong muốn tìm một công việc ổn định, lâu dài, và có đủ “đất” để “dụng võ” năng lực của mình.

     

     Niếu bạn chưa có chứng chỉ nghiệp vụ

    >>> Mời bạn tham khảo thêm: Chương trình học nghiệp vụ thư ký văn phòng tại trung tâm GEC

    Trung tâm GEC chúc bạn thành công trong lựa chọn công việc của mình.

     

     

     

Liên Hệ

Trung Tâm Kỹ Năng Mềm

Phone1: 028 2214 2829

Phone2: 028 2214 2838

Email: geckynang@gmail.com

Về chúng tôi

Trung Tâm Kỹ Năng Mềm là một nơi đào tạo các kỹ năng ứng dụng trong công việc, dành cho các doanh nghiệp.

Sứ mệnh của Trung Tâm: “Khơi nguồn sức mạnh tiềm năng thông qua việc phát triển năng lực lãnh đạo, năng lực chuyên môn cho các cá nhân, tổ chức và cộng đồng”.